Trabalho Remoto

O ano de 2021 foi marcado pelo início da vacinação contra a Covid 19 no Brasil, mas também pelo recrudescimento da doença em decorrência na variante ômicron. Como estratégia de prevenção e preservação da saúde dos empregados, o Postalis manteve o regime de trabalho remoto para toda equipe, exceto para os casos em que não era possível a realização do trabalho desta forma.

Assim como no exercício anterior, apesar das adversidades do ambiente externo, o Instituto cumpriu as suas metas e obrigações, pagou benefícios rigorosamente em dia e manteve todos os serviços disponíveis aos participantes.

Mesmo com as restrições decorrentes da pandemia, o Instituto continuou investindo na capacitação, integração e treinamento de suas equipes, por meio de cursos online, palestras, reuniões de equipe, reuniões gerenciais e encontros da alta gestão com todo o corpo de funcionários.

A equipe do Postalis segue comprometida com a construção de um futuro melhor para todos os participantes.

Programa de desenvolvimento de Líderes

 Em 2021, foi concluída a terceira etapa do programa de desenvolvimento de líderes, iniciada em novembro de 2021, que teve como alicerce a conscientização do líder para a necessidade de ampliação, adaptação e ressignificação do seu modelo mental para o bom desempenho da liderança.

Esta etapa do projeto contou com 3 fases compostas por coaching individual, oficinas formativas e pesquisas avaliativas nas competências de gestão por resultados, orientação estratégica e supervisão das atividades.

Capacitação

 Durante o ano de 2021, a equipe do Postalis participou de 6.850 horas de treinamentos externos, além da participação em eventos internos sobre LGPD, Saúde, Ética, Integridade, Combate à corrupção e compliance.

Certificação

Com o programa de incentivo à certificação, o Postalis conta com 33 profissionais certificados em suas respectivas áreas de atuação, além das certificações obrigatórias.

Programa de Avaliação de Desempenho

Em outubro de 2021, a Diretoria Executiva aprovou o Programa de Avaliação de Desempenho dos empregados do Postalis.  Os gestores do Instituto participaram de treinamento para capacitação em técnicas de feedback e avaliação de desempenho em dezembro de 2021 e o primeiro ciclo de avaliação previsto para março de 2022.

Aplicativo Postalis

Postalis lança aplicativo de consulta por celular. O App está disponível nas versões Android e iOS.

Nesta primeira versão os usuários podem:

– consultar contratos e limites de empréstimo;
– consultar e atualizar seus dados de contato;
– consultar suas contribuições e saldos de contas nos planos BD e Postalprev;
– consultar comprovantes (contracheque de benefícios, Extrato para IR e Resgate).

Outros serviços serão adicionados em novas versões como: extrato dos planos, contratação de empréstimo, simulador de aposentadoria, etc… .

Para baixar, procure nas lojas de aplicativos pelo nome: Mobile do Postalis. Selecione e instale.

Para fazer o login, o participante deve informar o seu CPF e a mesma senha de acesso ao Postalis ONLINE. Em seguida, receberá um SMS de confirmação contendo uma senha que deverá ser inserida no aplicativo.

Caso haja alguma dúvida na utilização do app, acesse o fale conosco ou ligue na Central de Atendimento 0800 879 0300.

Acompanhar de perto o próprio plano de previdência é um dos cuidados que os participantes de um fundo de pensão devem ter com seu futuro. Com o aplicativo do Postalis o participante poderá acessar as informações do(s) seu(s) plano(s) a qualquer hora e de qualquer lugar.

Aproveite mais essa facilidade que o Postalis disponibilizou para você!

Aponte a câmera do seu celular para o QR Code das lojas Android e iOS e baixe o aplicativo:

Apple (iOS)

Google Play (Android)

Devido, principalmente, à continuidade da pandemia do Coronavirus, 2021 foi mais um ano de destaque para o Postalis e sua equipe de comunicação, no esforço de fazer com que o Instituto mais do que se comunicar, mas que interagisse com seus participantes e o público em geral. A proximidade com as áreas de Relacionamento e Ouvidoria facilitou em muito essa questão.

O distanciamento social continuou gerando dificuldades para as pessoas, para as empresas e para os fundos de pensão. Nesse cenário, as áreas do Postalis continuaram desenvolvendo soluções para resolver ou diminuir essas dificuldades. Em meio a isso, a comunicação manteve seu papel fundamental em esclarecer como se dariam as soluções criadas. Nesse sentido, um grande número de peças de comunicação (avisos, mensagens, banners, notas de esclarecimento, vídeos institucionais e tutoriais, além das LIVEs entre a equipe técnica e os participantes, foram publicadas no nosso site, no Youtube e na imprensa, tendo como reforço de divulgação um gigantesco número de disparos de e-mails marketing e SMS.

Os destaques desse trabalho ficaram por conta da divulgação do PDI dos Correios e das alternativas de atendimento pela fila virtual da Central de Atendimento e da Ouvidoria. Também houve a continuação do acompanhamento dos encontros realizados pelo Grupo de Trabalhos (GT), formado por técnicos do Postalis e membros das entidades representativas de participantes, em busca do melhor tratamento para a questão do TAC e da Estratégia Previdencial.

Mas outros assuntos também estiveram no foco dessas divulgações, tais como: a recuperação de ativos (mais de R$ 400 milhões) pelas áreas financeira e jurídica; a comemoração dos 40 anos do Instituto (5 décadas servindo aos participantes, sem nenhum atraso no pagamento de benefícios); a seleção de gestores para fundos multimercado, investimentos no exterior e a formação de equipe própria para gerir parte da nossa carteira de renda variável; a solução para o PBD aprovada pelo Conselho Deliberativo; novidades sobre o serviço de empréstimos; o lançamento do aplicativo Postalis para aparelhos celulares; alterações no Seguro de Vida em Grupo; o reconhecimento do Postalis como uma das “15 instituições de vanguarda na seleção de fundos no Brasil”; a suspensão (temporária) pela Previc dos empréstimos do Postalis; a criação da Gerência de Relacionamento e a campanha de descontos para inadimplentes do empréstimo.

O resgate da imagem institucional também se manteve como uma das demandas de maior destaque ao longo do ano. Na mídia nacional e especializada foram publicados 51 artigos, contendo menções ao Postalis e entrevistas com membros da Diretoria Executiva, com ampla maioria dessas matérias num viés de positividade.

Mídias do Postalis

Mídias são os canais, ambientes e veículos que transmitem uma mensagem a um público específico. Nossa área de comunicação (ASC/PRE) coordena e produz conteúdos para essas mídias. 

Confira:

SITE Institucional (www.postalis.org.br)
Lançado em 2004 e reformulado em 2019, o site é o principal meio de comunicação do Instituto com os seus participantes, com as entidades representativas de participantes, com o patrocinador Correios e com o público em geral. No nosso site, o participante tem acesso direto e em primeira mão as nossas informações institucionais, aos nossos comunicados, avisos e notícias sobre os produtos e serviços oferecidos (inclusive ao autoatendimento Postalis Online), notícias diversas sobre o seguimento previdenciário e sobre o Relatório Anual de Informações – RAI.

SMS
O SMS (breves mensagens de texto, de até 160ncaracteres) é o meio que utilizamos para enviar aos nossos participantes avisos, comunicados, lembretes e reforços sobre nossas campanhas, sobre pagamentos, inadimplências, além das notícias mais atuais e relevantes. Muitas vezes, essas mensagens contém um link de acesso a uma noticia publicada, no site do Postalis.

E-mail Marketing
O e-mail marketing também é utilizado para envio de avisos, comunicados, lembretes e reforços sobre campanhas do Postalis, pagamentos, inadimplências, além das notícias mais atuais sobre o Postalis. Porém, por conter uma quantidade muito maior de conteúdo, inclusive com imagem, é muito utilizado na divulgação de campanhas do Postalis.

Canal Descomplica Postalis, no YouTube
Oferece vídeos que explicam de forma simples e objetiva assuntos relacionados ao Instituto, aos seus planos de benefícios, produtos, serviços e outros temas ligados à previdência complementar. É através dele que o participante acessa as LIVEs produzidas pela equipe do Postalis, agora trimestralmente.

Conecta Postalis – LIVEs trimestrais via YouTube
É canal de comunicação mais atual do Postalis com seus participantes. Nas lives, dirigentes e técnicos apresentam temas atuais e relevantes sobre o Postalis e respondem às perguntas apresentadas pelo chat. Após o evento, é publicada a gravação para consulta.

Postalis em Números
Pelo site, o participante pode acessar o informativo eletrônico que contém dados da gestão, como: a alocação da carteira de investimentos, o volume de arrecadação, os valores referentes aos pagamentos de benefícios, a evolução do patrimônio, as reservas matemáticas e as rentabilidades dos planos de benefícios. É uma mídia direta de transparência do Instituto com o seu público.

Universo Postalis (www.postalis.com.br/universopostalis)
Canal, no site do Postalis, onde é disponibilizado nosso Programa de Educação Financeira e Previdenciária. Consiste na publicação mensal de conteúdos, reforçada com disparados por e-mail marketing, que têm o intuito de ajudar o participante a organizar seu orçamento e se tornar mais consciente em relação às oportunidades e riscos, quando o assunto é dinheiro. Também disponibiliza orientações sobre aposentadoria, reforça as razões pelas quais é vantajoso contribuir para um plano de previdência complementar e traz novidades sobre o segmento previdenciário.

Aplicativo para celular
Lançado recentemente, o app do Postalis está em processo constante de melhoria e atualização. Atualmente, ele permite a consulta de contratos e limites de empréstimo, atualizar dados de contato, consultar valores de contribuições e saldos de contas, e consultar comprovantes (contracheque de benefícios, Extrato para IR e Resgate).

Conheça alguns dos números da comunicação em 2021:

Portal eletrônico/ site – www.postalis.org.br :
– 59 notícias publicadas no site (Fonte: WordPress)
– 4.82 milhões de visualizações (Fonte: Google Analytics)
– 479,5 mil visitantes/usuários (Fonte: Google Analytics)
– 441,6 mil novos visitantes / usuários (Fonte: Google Analytics)

SMS:
– 3.019.279 SMS enviados (Fonte: Sistema ZENVIA)

E-mail Marketing:
– 3.109.853 e-mails enviados (Fonte: Sistema Locaweb)

Youtube – Canal Descomplica Postalis:

– 07 LIVEs publicadas
– 03 Video-aulas publicadas
– 129 mil visualizações
– 6.786 inscritos desde o lançamento em 2016
– 3.962 inscritos em 2021

Em 2021, o atendimento aos participantes teve como destaque a continuidade do trabalho no sistema home-office, da equipe de atendentes da Central de Atendimento, devido às medidas protetivas relacionadas ao Coronavírus. Ressaltamos que os principais canais de atendimento ao público (Central 0800 e o atendimento eletrônico, via Fale Conosco) continuaram operando normalmente.

Outro destaque foi o recadastramento de pensionistas iniciado em janeiro/2021 de forma digital. Pela primeira vez, o recadastramento foi realizado online, sem a necessidade de assinatura do formulário físico, tornando o processo mais fácil e simples para as pensionistas.

Ainda no primeiro semestre, com o aumento da demanda justificada pelo acontecimento do PDI (Plano de Desligamento Incentivado) na Patrocinadora, foram desenvolvidas diversas ações pelas áreas do Postalis e pela equipe de atendimento com o intuito de mitigar os impactos, buscando atender da melhor forma os participantes. Foram elas: contratação de 13 atendentes temporários, inclusão de mais funções no autoatendimento como aposentadoria, resgate e portabilidade, criação de uma fila virtual para os participantes e trabalho da equipe de atendimento alguns sábados no período de 08 às 12h. Com as medidas tomadas, o resultado foi significativamente positivo e em maio/2021, 83% dos participantes que aderiram ao PDI já haviam sido atendidos.

No segundo semestre tivemos mais um destaque positivo: o lançamento do aplicativo do Postalis. Mais uma ferramenta com informações disponíveis e de fácil acesso ao participante. Destacamos ainda, que o atendimento humanizado continuou sendo o principal foco dos atendentes, o que culminou com o índice de 94,42% de satisfação pelos participantes com o tratamento dado pelo Postalis. Durante o último ano, a Central de Atendimento manteve a Nota Máxima como dominante nas respostas da pesquisa de satisfação.

Dados do Atendimento em 2021:
A equipe de atendimento do Postalis realizou 290.010 atendimentos no ano de 2021 (Central 0800 + Fale Conosco + Presencial + E-mails + Cartas).
Atendemos 48,2% a mais que o ano de 2020.

O autoatendimento no Postalis Online teve 1.456.420 acessos no ano de 2021.
Tivemos um aumento de 9,88% na quantidade de participantes acessando o autoatendimento.

Houve aumento expressivo de 91,33% nos contatos ativos e uma redução de 78,12% nas ligações perdidas.

Pesquisa de Satisfação:
– Solicitação Atendida: 81,7% dos participantes responderam que “sim”.
– Excelência no Atendimento: 94,42% dos participantes atendidos atribuíram notas máximas de satisfação (de 0 a 5).

Ouvidoria

No ano de 2021 foram registradas 6.235 manifestações na Ouvidoria. Os assuntos mais recorrentes nestas manifestações estão relacionados ao empréstimo, imposto de renda, benefícios previdenciários e cadastro e contribuições com 23,42%, 20,30%, 19,33% e 10,36%, respectivamente. A Ouvidoria centraliza o tratamento das manifestações recebidas pelo próprio canal, no site do Postalis, e demandas externas recebidas da Previc e site Reclame Aqui.

No ano de 2021 a duração média dos processos foi de 1.759 dias. Segue abaixo a quantidade de processos por estado dos 1.823 processos ativos durante o ano de referência. Informamos ainda que, em 2021, foram cadastradas 1.521 novas ações, bem como 655 ações foram encerradas e baixadas do acervo do Postalis no período.

Fonte: BI

Fonte: BI

Ainda em relação ao Contencioso Jurídico, informamos que, em 2021, segundo sistema Atena, foram realizadas 29 previsões de recebimento, conforme gráfico abaixo, totalizando R$ 1.337.315,70 (hum milhão, trezentos e trinta e sete mil, trezentos e quinze reais e setenta centavos) em devolução de valores a título de depósitos judiciais e recursais.

Fonte: Atena

A alocação-objetivo das Políticas de Investimentos (PIs) do BD e CV, em linhas gerais, previam a alocação nas classes: Investimentos no Exterior, Renda Variável e Estruturados – Fundos Multimercados.

Nesse sentido, foi lançado um edital para a seleção de gestores de fundo de fundos de renda variável para alocação diretamente no exterior (FoF), num mandato de R$ 800 milhões, culminando com a seleção do BTG e da Franklin Templeton (FTIS). Estes investimentos têm um importante papel na diversificação, considerando sua correlação com o restante da carteira.

Foi lançado, ainda, um edital para a seleção de gestor de fundo de fundos de renda variável (FoF) no mercado local, num mandato de R$ 600 milhões, tendo sido selecionada a XP Investimentos.

Em paralelo foi aprovada a criação da Coordenação de Renda Variável (CRV), para realizar a gestão de um mandato de R$ 100 milhões de renda variável por meio da carteira própria. Considerando tal aprovação e os prazos necessários para implementação do FoF e da carteira própria, foi realizada a compra de R$ 200 milhões em ETFs que emulam o Índice Bovespa (IBOV), aproveitando-se de momento de mercado. Além de haver alocação mais próximo do definido nas PIs, esses investimentos aumentam a diversificação dos investimentos na classe de renda variável, os quais estavam concentradas anteriormente no FIA Postal Brasil.

Foi realizada também, a seleção de quatro fundos multimercados com as estratégias long short direcional, long short neutro, quantitativo e juros e moeda.
Adicionalmente, objetivando otimizar os níveis de retorno e risco da carteira de NTN-Bs a mercado, foi realizado a redução da duration.

No plano PGA foi realizada a troca da totalidade de NTN-Bs anteriormente detidas por ativos atrelados à Selic, benchmark do plano.

Ademais, visando melhorar os processos de seleção de investimentos e de gestão de caixa, foram atualizados os manuais normativos da área.

Em meados de 2021, o Postalis contratou a consultoria Falconi, que teve como objetivo reestruturar e revisar os processos da área de empréstimos. Desse trabalho resultaram diversas ações, propostas de melhorias separadas em planos de ação que endereçam as análises, sendo que a relevante maioria das melhorias propostas depende de ajustes em sistemas. Dessa forma, foram abertos chamados para a área de TI, que por sua vez obteve aprovação para constituir equipes dedicadas para tratar as questões relacionadas ao sistema Atenaprev, sistema da carteira de empréstimos, e do Postalis Online, sistemas que são utilizados para o relacionamento com os participantes.

Ademais, pode-se destacar outras iniciativas de melhoria propostas pela própria coordenação de empréstimo. Destaca-se nesse sentido: [i] a consolidação do processo de envio de contratos para cobrança judicial; [ii] Implementação da campanha de descontos; [iii] a criação do núcleo interno de cobrança e atendimento; [iv] a aprovação de uma tabela de descontos, a ser utilizada na estratégia de recuperação de saldos inadimplentes; [v] a revisão dos regulamentos do empréstimos; [vi] operacionalização do desconto parcial junto aos funcionários dos Correios, demanda antiga do Postalis; [vii] aprovação e implementação sistêmica da regra de baixa contábil, em linha com o praticado no mercado; [viii] discussão avançada sobre a construção de um BI para a área, que tem como característica gerar grandes volumes de dados; [ix] a implementação de parte da nova régua de cobrança; e busca por outros parceiros com avanços tecnológicos para realização da cobrança de títulos inadimplentes.
nça; entre outros.

A gestão de riscos corporativos no Instituto é pautada pelo modelo do COSO – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission referência mundial em Internal Control e Risk Management e na norma ISO 31.000 – NBR ISO 31.000 Gestão de riscos que regra a gestão e define os princípios e diretrizes para avaliação dos riscos corporativos.

Na gestão de riscos corporativos são avaliados os riscos estratégicos, de imagem, riscos operacionais, de tecnologia da informação, segurança da informação e proteção de dados.

No ano de 2021 foram realizadas iniciativas como a reorganização do Comitê de Riscos de Investimento, órgão estatutário que monitora a gestão dos riscos e responde como Comitê Responsável pela Gestão dos Riscos perante a Previc.

No primeiro semestre de 2021 forma aprovados o mapa de riscos corporativos do Instituto exercício 2020 e no segundo semestre iniciada o trabalho de mapeamento e tratamento dos riscos residuais identificados nos processos operacionais e de gestão.

Na dimensão normativa foram instituídos a Política de Gestão de Riscos Corporativos, Política de Riscos para os Investimento, o novo Regimento do Comitê de Riscos diretamente ligados a riscos. Outros normativos que implementam controles que mitigam riscos destacasse a Política de Consequências, o Programa de Integridade além do Código de Ética que são estruturantes e robustecem a gestão de riscos do Postalis.

Outro marco importante realizado no ano de 2021 foi a institucionalização da Política de Alçadas e Responsabilidades, onde são definidos os limites e regras para a gestão do Instituto, este instrumento normativo da clareza e transparência as operações sendo um instrumento de mitigação de riscos operacionais, de fraudes, entre outros.

Podemos destacar ainda que a gestão de riscos está pautada no modelo das Três linhas do Instituto de Auditoria Interna – IIA, órgão de grande relevância internacional. Na primeira linha o risco é responsabilidade dos gerentes do Instituto, que atua em tempo de execução identificando e mitigando os possíveis eventos de riscos. Na segunda linha podemos destacar a atuação da Gerência de Controles Interno e Compliance – GCC, da Gerência de Risco de Investimentos – GRI, no monitoramento destacamos o Comitê de Riscos de Investimentos – CRI, além dos órgãos estatutários como o Comitê de Auditoria – COA, o Conselho Fiscal – COF e a Diretoria Executiva – DEX.

Destaca-se também o trabalho realizado pelo patrocinador Correios na supervisão das ações de gestão de riscos e controles internos conforme Resolução nº 9, de 10 de maio de 2016, da Comissão Interministerial de Governança Corporativa e de Administração de Participações Societárias da União – CGPAR, mediante a adoção de instrumentos de acompanhamento sistemático das entidades fechadas de previdência complementar. Ainda em relação ao Patrocinador o Instituto passa anualmente por auditorias realizadas pela equipe de auditoria dos Correios onde também são verificados os riscos, controles, a operação, investimentos entre outros.

O Comitê de Riscos de Investimento
O Comitê de Riscos de Investimento é um órgão colegiado, de assessoramento vinculado diretamente à Presidência, de caráter permanente, regido pela Resolução CMN nº 4.661. Responsável pela gestão de riscos dos investimentos dos planos de benefícios, tendo por objetivo identificar, analisar, avaliar, controlar e monitorar os riscos de crédito, de mercado, de liquidez, sistêmico, solvência e outros inerentes a cada operação. Mensalmente, após o fechamento das carteiras, são elaborados os relatórios e enviados aos membros do Comitê de Riscos de Investimentos para apreciação e reporte referente às exposições de riscos, as quais são registradas em atas.

Gerência de Riscos de Investimentos – GRI
A GRI tem por competência o monitoramento dos riscos das carteiras de investimentos dos planos de benefícios geridos pelo Instituto Postalis. Entre as atividades realizadas por esta gerência estão as seguintes: • Modelagem da política de gestão de riscos; • Monitoramento dos riscos de mercado, liquidez e crédito.

Gerência de Controles Internos e Compliance – GCC
A Gerência de Controles Internos e Compliance desenvolve o monitoramento dos riscos corporativos com equipe própria e um contrato de prestação de serviço especializado da empresa PFM Consultoria e Sistemas. As avaliações de riscos ocorrem em ciclos anuais onde são revisitados todos os riscos, controles e realizado um novo mapa para aquele exercício.

A Gerência de Controles Internos e Compliance também é responsável pelo processo de background check (análise reputacional) onde são realizadas pesquisas de antecedentes de pessoas, candidatos em processos de contratação de empregados, membros dos órgãos estatutários, contratações administrativas, contratos de investimentos, entre outros. O objetivo da realização de análise reputacional como controles no tratamento dos riscos de imagem, fraudes, entre outros.

Compras, contratações e relacionamento com fornecedores: o processo de compras e contratações tem como objetivo atender as necessidades das áreas do Postalis para o desenvolvimento de seus processos e atividades.

Em 2021, foi criado na ferramenta Bitrix (sistema de gestão de TI) o fluxo de Gestão de Contratos para maior controle e melhor gestão dos contratos do Postalis. O fluxo foi desenvolvido com a finalidade de tornar o processo mais robusto e dinâmico. O uso da nova ferramenta aprimorou o monitoramento e avaliação dos fornecedores. O Postalis ressalta sempre a importância dos fornecedores para os seus negócios. A Entidade valoriza e reforça parcerias saudáveis e a construção de relacionamentos sustentáveis de longo prazo. O processo de contratação de bens e serviços é conduzido de forma centralizada pela Gerência Administrativa (GAD), que tem como objetivo formular, propor, implementar, acompanhar e avaliar políticas, normas e critérios de compras de produtos e serviços, gerenciar o relacionamento com fornecedores e realizar compras e contratações, entre outros. Os contratos com fornecedores incluem cláusulas específicas sobre o adequado monitoramento de questões ligadas à Lei Anticorrupção, à Política de Integridade e ao Código de Ética, assim como o respeito a proteção de dados pessoais, na forma da Lei nº 13.709, de 2018. No caso de identificação de irregularidades, poderão ser aplicadas penalidades que incluem, entre outras, a suspensão ou a rescisão do respectivo contrato.

Quantidade de contratos

O Postalis se manteve na busca de melhoria contínua de seus serviços de forma que os serviços contratados permitam ao Instituto obter produtos e serviços para seu melhor desempenho e consequentemente a ampliação e melhoria da qualidade de serviços aos participantes.

Fornecedores por tipo de atividade:

O Postalis manteve-se firme na busca da eficiência dos gastos. As despesas administrativas mantiveram a redução demonstrando o resultado do esforço do Instituto em diminuir gastos alinhando esses resultados ao compromisso do Instituto com seus participantes.

Despesa Administrativa per capita: